O email é uma ferramenta essencial no trabalho e no quotidiano de um marketeer ou profissional de relações públicas. Permite chegar – ainda como nenhuma outra – aos seus vários stakeholders, de jornalistas a clientes, passando por fornecedores e clientes dos clientes. Porém, para ser um instrumento de comunicação útil e eficaz, devemos tentar evitar caixas de inbox cheias de mails por abrir, para “talvez, um dia, ler e responder ou apagar”, ou mensagens nos enviados com títulos menos assertivos ou sedutores, pouco claras ousem relevância para os seus recetores.
Quanto à acumulação massiva de mails no inbox, há várias técnicas para conseguir gerir o caos. Acima de tudo, importa valorizar e “decidir” em cada momento o que fazer com os mails que estão sempre a entrar… ler, guardar, responder, reencaminhar ou, muito simplesmente (sem mágoas ou liturgias!), apagar. Segundo sugere Val Geisler no artigo “3 Lessons From An Email Guru For Taming Inbox Chaos”, a lição #1 passa por apreender os “3 Fs: forwarding, folders, filters” – em português, “reencaminhar, pastas, filtros”.
Já quanto às caixas outboxou enviados, a responsabilidade da sua arrumação e eficácia está claramente do nosso lado. Não há como dizê-lo de outra forma. E uma coisa é certa: sempre que não cumprirmos as regras essenciais da comunicação ou as levamos ao limite, clareza, exatidão e relevância, arriscamo-nos a que os nossos mails e comunicações caiam no esquecimento – ou no spam – de quem os recebe.